九大循環 內控內稽重點
內控內稽的意義:
內部控制是企業為達成目標所設計的一套管理制度。
標準作業流程:
以流程改造 BPR 方法進行企業管理的流程規劃步驟:合理化→制度化→標準化,再導入 ERP 系統完成自動化與智能化。
異常即時提報:
iTEC ERP 系統即時、主動提報異常,並提供內控內稽管理平台,供管理者進行追蹤稽核與控管。落實企業在執行每個作業流程時,融入 PDCA 完善 CHECK 與 ACTION,可預見異常之發生,或追溯、分析異常問題發生之原因,及解決問題所需的數據資訊。
預防勝於治療:
運用 ERP 系統來提升企業管理之解決問題的關鍵能力,從源頭預防、發生前的預警到發生後的解決能力,大大提高企業競爭力。
九大循環之 效益
確保企業內部流程之順暢
減少人為疏失或人謀不臧
確保企業資訊可靠與完整性
找出關鍵問題所在,對症下藥
協助例行工作的自我稽核,提前洞察及掌握問題,降低失敗成本的發生
使公司各單位均能照政策、計畫、程序、法令及規章來執行辦事
各項營運或專案計畫均能順利推動,保全資產,提高資源運用之效率
促進組織的有效營運,提昇績效,提高資源運用效能,兼顧興利與防弊
客戶久未交易循環
實務遇到哪些問題呢?
- 不知道客戶已經遺失很久。
- 不知道客戶已慢慢跑掉,向別人下單。
- 沒有察覺客戶近期下單頻率不對 (客戶銷售降低)。
- 當客戶信用已經超過了,卻沒有預警能力。
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 主動提供客戶一個服務平台,為企業產生附加價值,提高客戶滿意度。
- 依據客戶往來金額與交易單據組成大數據,可定期稽核,也可設定控制點並由系統自動提醒。
- 制定業務目標(預測銷貨),以目標達成為管理重點,隨時掌握客戶下單狀況及售後服務品質,提高客戶滿意度為終極目的。
訂單未交循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道客戶訂單延誤交貨嗎?
- 你知道客戶訂單生產進度落後在哪一個瓶頸工程嗎?
- 你知道未來一周要出哪些產品嗎?
- 你知道交貨金額已延誤嗎?
- 你知道接單單價與前次交易有落差嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據客戶下的訂單,定期稽核【逾期未交訂單】與【未來一週或一個月以上要交貨的訂單】產品明細。
【逾期未交訂單】:預先查看過去逾期未交問題,進行排除與解決,重新排定新預計交期,並擬定新的生產排程,以達成客戶需求;
【未來一週或一個月以上要交貨的訂單】:進行督察及監督是否即將逾期,可提前排除問題及尋找替代方案來達成目標,以確保訂單達交及維持客戶滿意度,加強企業的管理競爭能力。 - 制定訂單目標,以訂單目標達成為業務管理重點,隨時掌握業務狀況:讓客戶需求能快速且準確進行訂單排程調節,使生產交期最準確又即時。透過APS系統可自動將生產排程重新進行調整,藉由產銷平台通知相關單位,包括採購變更排程、工單變動排程…等等。
執行訂單未交循環好處
✅提升訂單達交率。
✅提升接單率。
✅提升接單率。
✅降低庫存。
✅降低失敗成本
✅降低失敗成本
採購未進循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道客戶訂單延誤交貨嗎?
- 你知道廠商延誤未交,會影響哪客戶訂單嗎?
- 你可以快速知道未來一周要進貨產品嗎?
- 你知道未進金額已經延誤嗎?
- 你知道採購單價與前次交易有落差嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據生管所排定的生產排程,可定期稽核控管應下採購而未下採購的單據,避免遺落而造成企業管理失當,產生現場停工待料,最終未能依據訂單交期出貨造成客戶抱怨與滿意度下降,影響企業形象。
- 依據客戶所下正式訂單需求,提前預估原物料供給與產能需求,便於長交期原物、共通性原物料或共通性半成品需求規劃。可縮短生產製天數、降低庫存量,建立良好工作平台,採用定期稽核或由系統自動提醒,針對遺落的未估算需求管理重點進行控管。
- 制定採購目標,以達成率為管理重點,隨時掌握目標達成狀況:讓企業可依實際接單量與過去交易歷史,對於企業應變力快速進行調節排程,來更新採購政策與生產政策 。
執行採購未進循環好處
✅提升採購達交率。
✅降低失敗成本。
✅降低失敗成本。
✅降低缺料率。
✅降低庫存。
✅降低庫存。
訂單未下需求循環
請購未下採購循環
請購未下採購循環
實務遇到哪些問題呢?
- 客戶下單多日,但一直沒有將需求轉給生管單位。
- 請購單開立多日,但採購一直未處理。
- 請購單已超過需求日,卻未下採購。
- 請購單已處理中(詢比議),但未拋轉採購單。
訂單未下需求循環解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據客戶所下正式訂單需求,提前預估原物料供給與產能需求,便於長交期原物、共通性原物料或共通性半成品需求規劃。可縮短生產製天數、降低庫存量,建立良好工作平台,採用定期稽核或由系統自動提醒,針對遺落的未估算需求管理重點進行控管。
- 制定生產目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握達成狀況:讓企業依據【實際接單量】與【過去交易歷史】,對於企業應變力快速進行調節排程,以更新採購與生產政策。
請購未下採購循環解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據生管所排定的生產排程,可定期稽核控管應下採購而未下採購的單據,避免遺落而造成企業管理失當,產生現場停工待料,最終未能依據訂單交期出貨造成客戶抱怨與滿意度下降,影響企業形象。
- 依據客戶所下正式訂單需求,提前預估原物料供給與產能需求,便於長交期原物、共通性原物料或共通性半成品需求規劃。可縮短生產製天數、降低庫存量,建立良好工作平台,採用定期稽核或由系統自動提醒,針對遺落的未估算需求管理重點進行控管。
- 制定採購目標,以達成率為管理重點,隨時掌握目標達成狀況:讓企業可依【實際接單量】與【過去交易歷史】,對於企業應變力快速進行調節排程,以更新採購政策。
需求未下排程循環
實務遇到哪些問題呢?
- 業務已拋轉需求多日,但生管一直沒有展開排程。
- 生管排程已經展開,但一直未產生單據。
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據客戶所下正式訂單需求,提前預估原物料供給與產能需求,便於長交期原物、共通性原物料或共通性半成品需求規劃。可縮短生產製天數、降低庫存量,建立良好工作平台,採用定期稽核或由系統自動提醒,針對遺落的未估算需求管理重點進行控管。
- 制定採購目標,以達成率為管理重點,隨時掌握目標達成狀況:讓企業可依【實際接單量】與【過去交易歷史】,對於企業應變力快速進行調節排程,來更新採購政策與生產政策。
工單未完工循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道生產單位有多少工單量未生產嗎?
- 你知道生產單位已延誤多少開工的工單量嗎?
- 你知道生產單位已延誤多少完工的工單量嗎?
- 你知道生產單位未完工數量,還需要多少產能才能完工嗎?
- 你知道生產單位有多少生產中的不良品嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據MPS排程所展開的工單進行稽核控管與監督進度,分為【逾期未完工工單】、【未來一週或一個月以上要未完工工單】。
【逾期未完工工單】:預先查看過去逾期未完工工單問題進行排除與解決,如,重新排定新預計交期、重新擬定新的生產排程達成客戶需求。
【未來一週或一個月以上要未完工工單】:進行督察及監督是否即將逾期,可提前排除問題或尋找替代方案,以達成目標,確保訂單達交及維持客戶滿意度,為企業管理帶來競爭力。 - 制定生產目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握達成狀況:讓生產能夠快速進行且準確調節訂單排程,讓客戶需求得到最迅速、精確、即時的交期。透過APS系統可自動將生產排程重新進行調整,並藉由產銷平台發出訊息通知,包括採購變更排程、工單變動排程…等相關單位。
執行工單未完工循環好處
✅提升生產效率。
✅提升達交率。
✅提升達交率。
✅降低缺料率。
✅降低庫存。
✅降低失敗成本。
✅降低庫存。
✅降低失敗成本。
缺料循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道生產排程已鎖定一周內會缺料,而影響哪些生產單位嗎 ?
- 你知道倉庫備料不及,會造成生產停工嗎?
- 你知道前工序生產來不及或不良品過高,會造成斷料嗎?
- 你知道庫存料帳不一,會造成缺料嗎?
- 你知道排程不準確,會造成無法精準備料嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 根據APS有限產能排定最佳化生產排程規劃,本稽核屬未來一週及兩週內已排定鎖定排程,預備要投產但原物料尚未準備齊全,可透過APS 平台進行稽核追蹤控管。
若未來投產產生短缺,可以預估缺料時間點及數量,提前預防及對策準備,避免生產時才發現缺料不足,進而造成停線斷料。透過平台提供有系統性的管理方法,可達到預警缺料預測;若能精準落實投料,則可以降低管理成本。 - 制定生產目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握倉管備料的達成狀況:讓企業提前評估缺料點及備料時間點、預測原物料的備料需求量,來提高倉庫管理的備料準時率。
執行缺料循環好處
✅提升排程準確度,進而達成訂單達交率。
✅降低停線狀況,提高生產效率。
✅降低停線狀況,提高生產效率。
✅降低庫存。
✅降低失敗成本。
✅降低失敗成本。
工單未領完料循環
工單未耗用循環
工單未耗用循環
實務遇到哪些問題呢?
- 工單排程已確定要上線,才發現缺料件?
- 工單未領料,但想批量得知現庫存、可用量有多少?
- 工單已經啟動投料,已領料已耗用的情況下,現場餘料還有多少?
- 工單的標準用量與實際用量若超領、超耗可否得知?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據APS有限產能排定最佳化生產排程規劃,可分為:
【短期鎖定排程】必須先確定備料是否滿足生產排程需求,若短缺可以預估缺料時間點及數量,預先控制排程,避免隨時被更動卻不授權限管控,造成浮動排程,無法落實精準投料而造成管理難度。
【中、長期排程】可以預測未來需求,提前規劃原物料與產能預估分析,來避免缺斷料及產能不足,最終可能造成無法滿足客戶交期的情況。
以上兩點皆可透過平台提供系統性的管理方法。 - 制定生產目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握達成狀況:讓企業可依據【實際接單量】與【過去交易歷史】,使企業應變力可快速進行調節排程,以更新生產政策及原物料備料需求量,提前評估缺料點及備料時間點。
入庫循環
實務遇到哪些問題呢?
- 生管已經開立工單但已超過工單所規劃的開工日期,卻還未開工?
- 生管已經開立工單但已超過工單所規劃的完工日期,卻還未完工?
- 託外加工入庫時,單價及數量的稽核?
- 工作中心報工產出後,所產生的移轉或入庫單的產出數量卻超出工單稽核量?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據APS有限產能排定最佳化生產排程規劃,本稽核為【短期鎖定排程】:當未達成日生產目標或週達成目標時,排程者就必須要決策是否重新進行排程調整;或堅定要達成目標的話,就必須增加產能、調整採購政策或外包加工政策,以滿足客戶訂單交期。
透過iTEC ERP九大循環平台,提供系統性的管理稽核方法,來預防生產中經常會發生問題,如:良率低、機器稼動率低、人員出勤率低、來料不良率高、來料不準時、料帳不一、管理制度無法落實…等等。 - 制定生產目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握達成狀況:讓企業可依據【實際接單量】與【過去交易歷史】,使企業應變力可快速進行調節排程,以更新生產政策及原物料備料需求量,提前評估缺料點及備料時間點。
進貨循環
銷貨循環
銷貨循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道當日有多少廠商交貨進入倉庫嗎?
- 你知道當日有多少客戶訂單從倉庫出貨嗎?
- 已進貨產品單價及數量是否已完成審核?
- 已銷貨產品單價及數量是否已完成審核?
進貨循環解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據採購排程規劃,本稽核為【未達成共同協定交期】時,採購者必須要進行決策是否重新進行排程調整;或堅定要達成目標的話,須落實追料、催料、收料三大政策,以滿足生產需求日。
透過iTEC ERP九大循環平台,提供系統性的管理稽核方法,來預防生產中經常會發生問題,如:良率低、機器稼動率低、人員出勤率低、來料不良率高、來料不準時、料帳不一、管理制度無法落實…等等。 - 攸關於企業獲利根本,進貨單必須稽核幾個重點,如【進售單價波動】為產品成本:進貨數量是否有超交狀況發生,是否超過公司制定超交率,以防企業存貨過高而造成資金上困難,最終影響企業,降低獲利。
- 制定採購達成目標,以目標達成為管理重點,隨時掌握達成狀況:採購可依據【下單新交期採購數量】與【實際進貨數量】進行達交率控管,使企業應變力可快速進行調節排程,以更新生產政策及預估原物料備料需求量,提前評估缺料量及備料時間點。
銷貨循環解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據訂單排程規劃(出貨計畫),本稽核為【未達成共同協定交期】時,業務者必須要與客戶重新協調交期,並重新調整訂單排程;或堅定要達成目標,就必須要協助生產過程中,所面臨的問題進行排除以達成訂單交期。
透過iTEC ERP九大循環平台,提供系統性的管理稽核方法,以預防生產中經常會發生問題,如:良率低、機器稼動率低、人員出勤率低、來料不良率高、來料不準時、料帳不一、管理制度無法落實…等等。 - 攸關於企業獲利根本,銷貨單必須稽核幾個重點,如【銷售單價波動】為本銷貨最終獲利狀況:銷貨數量是否有超交狀況發生,是否超過公司制定的超交率,以防企業損失獲利。
- 制定訂單達交率目標,以達成率為管理重點,隨時掌握目標達成狀況:讓業務可依據【下單新交期訂單量】與【實際銷貨數量】進行達交率控管,使企業應變力可快速進行調節排程,以更新生產政策及預估原物料備料需求量,提前預估訂單達交率。
應收帳款循環
應付帳款循環
應付帳款循環
實務遇到哪些問題呢?
- 客戶貨款已經積欠多少,你知道嗎?
- 客戶貨款積欠多少天,你知道嗎?
- 廠商貨款已經積欠多少,你知道嗎?
- 廠商貨款積欠多少天,你知道嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據應收付帳款到期日期進行稽核與控管,可定期稽核逾期未收付款,讓業務與採購單位進行催收付貨款,可獲得資金以維持企業運作。
- 制定應收付帳款目標,以達成目標為管理重點,隨時掌握達成狀況,讓資金控管可得到精準預估,以預防企業財務風險。
執行應收帳款循環、應付帳款循環好處
✅提升採購達交率。
✅提升生產效率。
✅提升廠商品質。
✅提升生產效率。
✅提升廠商品質。
✅降低缺料率。
✅降低不良率。
✅降低失敗成本。
✅降低不良率。
✅降低失敗成本。
已收未驗循環
實務遇到哪些問題呢?
- 你知道廠商採購延誤交貨影響生產單位嗎?
- 你知道廠商來料不良有多少,會不會影響產品生產嗎?
- 你知道廠商來料累積多少未驗貨數量嗎?
- 你知道廠商來料已驗貨,但尚未入庫嗎?
- 你知道廠商來料有多少特採件嗎?
解決方案
- 提供一個管理平台,協助各角色在例行工作上的自我稽核,幫助使用者或管理者提前洞察及掌握問題,避免問題及降低失敗成本的發生。
- 所謂魔鬼藏在細節裡,透過平台發現異常,從工作流程中找出關鍵問題所在,即時處理及預防問題發生。
- 依據採購或外加工單的交期,廠商來料時,必須要經過品質管檢驗判定後才可以進入倉庫,避免將不良品流入生產端產生不良率過高,造成企業管理成本上升。
就TPS管理概念,在廠商入庫前都要經過品質檢驗,在生產建立一個店面,用意於不可將不良品流入店面,同時了解廠商來料入庫交貨狀況,透過平台控管不良品流入及檢驗入倉進度。
iTEC ERP系統提供【已收未驗】及【已驗未人庫】兩個層面跨單位管理點,定期稽核讓採購與生產間的作業,使最終可以達到即時供料。 - 制定廠商交貨達成目標,以目標達成為管理重點,随時掌握達成狀況:讓倉庫生產可以快速得到供料進度,可預防生產斷料、訊息管理即時且透明的功能。
批號有效期過期循環
實務遇到哪些問題呢?
- 倉庫產品進貨後,必須在有效期限內用完,若無會造成存貨浪費,管理成本增加。
- 實際有需求、有庫存,但批號超過有效期限,不能使用?
- 針對那些同產品、不同批次進貨的批號,不知道何時過期?
- 同產品規格,但每批採購進來的剩餘有效日期不固定,能不能預先得知何時會過期?
解決方案
- 系統可設定日期進行庫存預估,提前擬定對策避免存貨過期,降低企業營運損失。
- 為了加強資訊透明度與控管的即時性,提供訂閱式稽核,篩選即將過期存貨,依據產品分類自動派送給相關人員,提高庫存代用行、降低呆滯料且避免發生過期庫存。
變更動態循環
實務遇到哪些問題呢?
- 業務單位發起產品規格變更,能不能同步變動已下單的相關產品資料?
- 研發單位發起產品規格變更,能不能同步變動已下單的相關產品資料?
- 變更資料須同步變動供需,沒有同步變動會造成生管與採購之間,多餘庫存或斷料問題?
- 如何以大數據收集分析變更產品規格數據,避免發生滯銷或呆滯料,進而影響庫存變化?
解決方案
- 業務從接單到生產、出貨的過程中,常因產品改良或客變因素,需要進行 ECN 變更,如請購、採購、工單...等變更作業,可能造成庫存多餘或管理程序問題,此循環平台可提供嚴謹的稽核及詳細統計。
- 系統提供產品、原物料及客戶...等各角度,查看變更次數及內容,梳理分析這些數據產生有價值的資訊,為未來改良及開發新產品時的重要參考依據。